5 типов деловых документов

Компания использует документы для общения, ведения бизнеса и анализа своей производительности. Деловые документы варьируются от коротких сообщений электронной почты до сложных юридических соглашений. Одни документы готовят сотрудники и владельцы бизнеса, другие - профессионалы, не работающие в компании, например, бухгалтеры и юристы. Поскольку документы служат доказательством деятельности организации и на них можно ссылаться в течение многих лет, важно, чтобы они были хорошо написаны.

Электронные письма и меморандумы

Коллеги обычно используют электронную почту для передачи информации друг другу. До того, как электронная почта стала распространенной, меморандумы использовались для сообщений внутри офиса. Заметки по-прежнему используются в ситуациях, когда сообщение предназначено для сопровождения определенного файла, и в случаях, когда требуется больше конфиденциальности, чем электронная почта.

И памятка, и электронное письмо идентифицируют отправителя и получателя и содержат строку темы. Текст отформатирован в один или несколько абзацев.

Деловые письма для внешнего общения

Деловые письма используются для общения с людьми вне офиса. В число получателей могут входить клиенты, коллеги из других предприятий, поставщики услуг, профессионалы, которые консультируют предприятие, государственные чиновники и соискатели вакансий. Деловое письмо обычно форматируется в блочном стиле, в котором все элементы письма, кроме фирменного бланка, выровнены по левому полю.

Его можно отправить по электронной почте или доставить по почте. Если письмо отправляется в тексте электронного письма, отправитель включает свое имя, должность и контактную информацию внизу письма.

Бизнес-отчеты для передачи информации

В бизнес-отчетах информация передается в более официальном формате, который обычно длиннее письма. Отчеты охватывают множество тем, таких как соответствие требованиям безопасности, показатели продаж, финансовые данные, технико-экономические обоснования и маркетинговые планы. Они могут включать статистику, диаграммы, графики, изображения, тематические исследования и результаты опросов. Некоторые отчеты публикуются в интересах инвесторов. Если отчет является периодическим, например, ежемесячный отчет о продажах, для удобства и для сравнения с предыдущими отчетами используется шаблон.

Транзакционные документы для ведения бизнеса с клиентами

Компания использует документы для ведения бизнеса со своими клиентами. Чтобы сэкономить время, эти документы могут быть отформатированы в виде формы, например формы заказа, страницы для передачи, счета или квитанции. Типы используемых транзакционных документов несколько различаются в зависимости от характера бизнеса. Например, страховой агент создает заявки на страхование и полисы, а кредитор использует заявки на получение ссуды и ипотечные документы.

В некоторых областях предприятия заключают соглашения и контракты с другими; эти документы могут быть составлены юристом компании.

Финансовые документы для управления бизнесом

Бизнес использует финансовые документы, чтобы оставаться в рамках своего бюджета, готовить бюджетные предложения и подавать налоговые декларации. Эти документы включают в себя квитанции, отчеты о заработной плате, оплаченные счета, банковские выписки, отчеты о доходах, балансы и формы налоговой отчетности. Эти документы может подготовить бухгалтер компании.

Владелец бизнеса использует эти документы для определения финансового успеха компании и выявления непродуктивных областей. Глава отдела может использовать финансовые документы для подготовки бюджетного предложения.