Разница между заявкой и заказом на закупку

Убедить своих сотрудников заполнить дополнительные документы, когда им нужны материалы или расходные материалы, может быть сложно, но внедрение системы закупок помогает контролировать расходы и создает бумажный след, когда вы пытаетесь проверить свои финансовые счета. Заявки на закупку и заказы на закупку являются ключевыми документами в процессе приобретения товаров, необходимых вашему бизнесу, для стандартизации процесса оформления заказов как внутри компании, так и за ее пределами.

Наконечник

Заявка на покупку - это форма, которую внутренний отдел вашей компании, например почтовый отдел, отправляет в отдел закупок вашей компании со списком товаров, которые отдел закупок должен заказывать у внешнего поставщика. После того, как отдел закупок предприятия утвердил заявку на покупку, он выдает заказ на покупку внешнему поставщику запрошенных товаров, инициируя транзакцию продажи.

Отправка заявки на покупку

Заявка на покупку - это форма, которую внутренний отдел вашей компании, такой как почтовый отдел, отправляет в отдел закупок вашей компании со списком товаров, которые отдел закупок должен заказывать у внешнего поставщика. Хотя отдельные формы различаются в зависимости от бизнеса, заявки на закупку обычно требуют конкретной информации, включая название отдела, запрашивающего товары, точное количество запрошенных товаров, общее описание товаров, юридическое название обычного внешнего поставщика и ожидаемую цену. покупки. Заявка на покупку одобрена или отклонена отделом закупок.

Когда требуются заявки?

Для небольших покупок часто бывает стандартной процедурой, когда внутренние отделы покупают товары непосредственно у розничных продавцов с использованием кредитной карты компании и вообще пропускают процесс подачи заявки в отдел закупок. Обычно компании требуют заявку на покупку, когда предлагаемая покупка превышает определенную сумму. Например, Университет Тафтса требует заявки на большинство покупок на сумму, превышающую 2000 долларов. Другим предприятиям требуются заказы на гораздо меньшие закупки.

Выдача заказов на закупку

После того, как отдел закупок предприятия утвердил заявку на покупку, он выдает заказ на покупку внешнему поставщику запрошенных товаров, инициируя транзакцию продажи. Заказы на покупку должны включать определенную информацию, такую ​​как название закупочного офиса, закупаемые товары, адрес доставки, условия оплаты, инструкции по выставлению счетов и номер заказа на покупку. Для облегчения ведения учета заказы на покупку обычно имеют тот же номер, что и соответствующая заявка на покупку. Как только внешний поставщик принимает заказ на поставку, он становится обязательным контрактом как для покупателя, так и для продавца.

Заказы на покупку для внутренних транзакций

Заявка на покупку - это внутренний документ, отправляемый из одного отдела в другой, с просьбой о покупке компанией товаров у внешнего поставщика. Обычно заказ на поставку - это внешний документ, отправляемый внешней стороне в рамках сделки купли-продажи. Однако его также можно использовать для внутренних целей. Иногда один отдел бизнеса желает закупить оборудование или материалы у другого отдела; в таких случаях многие предприятия требуют, чтобы отдел закупок подал межведомственный заказ на закупку.

Межведомственные заказы на закупку могут быть полезны для финансового или бухгалтерского бюро в крупных компаниях, где у отделов есть отдельные операционные бюджеты.