Особенности системы управления информацией

Система управления информацией собирает и управляет данными, которые хранятся в различных форматах, и делает их доступными для людей, которые в них нуждаются. Часто малому бизнесу нужно только управлять офисными документами и электронными таблицами и делать их доступными для сотрудников. Другим может потребоваться сбор и обработка подробной информации о данных о клиентах. Другие системы управления информацией делают данные доступными для крупных организаций или даже широкой общественности через веб-сайт.

Независимо от требований организации, хорошая система управления информацией должна быть способна собирать, хранить и управлять данными в требуемых вам форматах и доставлять информацию по мере необходимости на подходящих платформах людям, которые в ней нуждаются.

Понимание систем управления информацией

Представьте, что система управления информацией - это не единый программный пакет, а система правил, установленных вашей компанией для определения того, как сотрудники собирают, хранят и получают доступ к информации. Если ваш бизнес в настоящее время использует множество разных продуктов, которые не взаимодействуют друг с другом, вам может потребоваться помощь эксперта, например торгового посредника, для интеграции ваших данных, прежде чем вы сможете внедрить систему управления информацией.

Информация должна быть собрана и сохранена

Большинство компаний хранят информацию в различных форматах более чем в одном месте. Некоторые файлы могут храниться на сервере компании, в то время как другие хранятся локально на настольных компьютерах и ноутбуках, а третьи хранятся в облаке с такими службами, как Google Drive или Microsoft OneDrive. Специализированные инструменты, такие как программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или программное обеспечение для управления запасами, могут хранить информацию независимо от этих других систем.

Система управления информацией централизует информацию, поэтому она не дублируется в разных местах или в разных форматах, что часто приводит к тому, что разные версии документов становятся доступными для разных людей в разное время.

Пример : если у вас есть программное обеспечение CRM, вся информация о клиенте должна храниться там, а не дублироваться в других местах. Документы и электронные таблицы должны находиться либо на сервере компании, либо в облачном решении, где они доступны для всех, имеют резервные копии и защищены.

Информация должна быть управляемой

Менеджеры должны иметь доступ ко всей информации о компании, необходимой их отделам. Они должны иметь возможность утверждать или отклонять изменения текущих документов, а также создание новых документов. Данные должны быть зарезервированы, чтобы в случае удаления или взлома файла его можно было восстановить. Доступ к данным также должен быть ограничен, чтобы только те, кому они нужны, могли их использовать.

Пример: если сотрудник вносит изменения в стандартное письмо, отправленное клиентам, менеджер может просмотреть и утвердить это изменение или вернуть документ к более ранней версии. Это стандартная функция в таких системах, как Google Drive, OneDrive и Microsoft SharePoint, где владельцы документов могут утверждать или отклонять изменения, а также ограничивать возможности редактирования и доступ к информации для определенных людей.

Информация должна быть доступной

Некоторым предприятиям малого бизнеса достаточно иметь доступ к информации только на компьютерах компании. Но сегодня все больше и больше предприятий требуют, чтобы информация была доступна вне офиса, а также на планшетах и ​​смартфонах. Этого можно добиться, сделав информацию доступной через безопасный веб-сервер и, во многих случаях, через мобильное приложение.

Пример: Используя Microsoft Sharepoint, вы можете настроить веб-сайт корпоративного портала, используемый только сотрудниками. Менеджеры могут настраивать рабочие процессы для проектов, чтобы каждый мог внести свой вклад, когда это необходимо. Менеджеры также могут устанавливать требования к утверждению для страниц, опубликованных на портале компании, и устанавливать разрешения для определенных сотрудников или групп, чтобы гарантировать, что изменения будут вноситься только людьми, уполномоченными на это. Каждый может получить доступ к информации через веб-браузер или через приложение SharePoint на своих планшетах и ​​смартфонах.