Как обращаться к группе в электронных письмах

Обращение к группе людей по электронной почте требует предварительного планирования. Как владелец малого бизнеса, вы должны учитывать конфиденциальность ваших получателей, законы, регулирующие коммерческую электронную почту, этикет, требуемый в отношении того, к кому обращаются и как вы им пишете. Если вы планируете в будущем отправлять электронные письма той же группе, вы можете настроить список групп в большинстве клиентов, таких как Microsoft Outlook, для использования в качестве списка рассылки.

Кому, CC или BCC

1

Представьте, что вы находитесь в комнате со всеми, кто будет получать вашу групповую электронную почту. Обдумайте их отношение к вам, друг другу и их долю в информации, которую вы отправляете.

2

Поместите свое собственное имя в поле «Кому» и поместите имена членов группы в поле «Скрытая копия», если эти люди еще не знакомы друг с другом. Вся информация, введенная в поле BCC, подавляется, поэтому никто не увидит никаких имен или адресов электронной почты, кроме вашего. Это уместно, например, если вы отправляете электронное письмо всем своим клиентам. Помните, что конфиденциальность важнее всего остального этикета электронной почты.

3

Вставьте имена всех, к кому вы обращаетесь напрямую, в поле «Кому». Это уместно, например, если вы отправляете сообщение всем своим сотрудникам об изменении рабочего времени. Их имена в поле «Кому» сообщают этим сотрудникам, что письмо адресовано каждому из них.

4

В поле «Копия» укажите имена всех, кому не адресовано ваше сообщение, но кто должен быть проинформирован о сообщении. Например, если вы отправляете сообщение клиенту и хотите, чтобы торговый представитель оставался в курсе, вы должны вставить его имя в поле CC.

5

Используйте поле BCC по своему усмотрению, если вы включили другие в поля Кому или Копия. Это может быть уместно, например, если вы отправляете сообщение клиенту, а поставщик или деловой партнер попросил сообщить об этом без ведома клиента.

Обращение к получателям

1

При обращении к нескольким получателям используйте обычное приветствие в первой строке электронного письма, например «Приветствие» или «Добрый день». Если все получатели относятся к вам одинаково, обращайтесь к ним одинаково - например, «Уважаемые клиенты» или «Внимательные сотрудники». Это важная подсказка для получателей, что это групповое сообщение, отправленное нескольким людям.

2

Обращайтесь к человеку в поле «Кому» по имени, если в этом поле есть только один человек, а другим отправляются копии. Это информирует человека о том, что электронное письмо адресовано ей, в то время как все остальные сразу узнают, что получают копии.

3

Напишите сообщение в стиле, подходящем для человека или людей, к которым обращаются, как если бы вы говорили с ними публично на глазах у других.

4

Подпишите электронное письмо, как обычно для внутренней связи. Если кто-либо из получателей находится за пределами вашего рабочего места, используйте свое полное имя и название компании, а также свой адрес и номер телефона. Имейте в виду, что закон CAN-SPAM распространяется на все коммерческие электронные письма, отправляемые за пределами вашего бизнеса.

Создание контактной группы в Microsoft Outlook

1

Запустите Microsoft Outlook и выберите «Новая контактная группа» в разделе «Новый» на вкладке «Главная».

2

Введите имя группы в поле «Имя». Выберите «Добавить участников» из группы «Участники» на вкладке «Контактная группа».

3

По желанию выберите «Из контактов Outlook», «Из адресной книги» или «Новый адрес электронной почты». Чтобы добавить новый контакт электронной почты, вы можете ввести информацию в диалоговом окне «Добавить нового участника». Для других методов просто выберите имена из списка.

4

Введите имя группы в поле «Кому», «Копия» или «Скрытая копия» вашего сообщения электронной почты.