Как заархивировать папки в Outlook, чтобы освободить место

Недостаточно свободного места в почтовом ящике потенциально может привести к тому, что вы пропустите важные сообщения, если они приходят с полным почтовым ящиком Outlook. Хотя большинство служб электронной почты предоставляют вам достаточно места для хранения, вы можете заархивировать свои папки, чтобы освободить дополнительное место в почтовом ящике. Используя Microsoft Outlook, вы можете автоматически архивировать элементы папок, соответствующие вашим критериям, например, элементы старше трех месяцев. Вы также можете настроить автоматическое архивирование определенных папок с помощью функции автоархивации Outlook.

Автоархивирование папки

Вы можете настроить папку в Outlook для автоматического архивирования писем старше определенного возраста.

  1. Выберите папку для архивации

  2. Откройте папку в Outlook, которую хотите заархивировать. Например, нажмите «Почта» на панели навигации, а затем нажмите «Входящие».

  3. Откройте настройки автоархивации Outlook

  4. Щелкните вкладку «Папка», затем нажмите кнопку «Параметры автоархивации» в группе «Свойства» на ленте папки, чтобы открыть свойства автоархивации папки.

  5. Выберите, как часто архивировать

  6. Щелкните переключатель рядом с «Архивировать эту папку с помощью этих настроек», затем выберите, как часто вы будете архивировать папку. Например, введите «3 месяца» в селекторы рядом с «Очистить элементы старше, чем».

  7. Выберите, как архивировать данные

  8. Щелкните переключатель рядом с одним из вариантов обработки заархивированных элементов. Рекомендуется выбрать «Переместить старые элементы в папку архива по умолчанию», если у вас нет другого места, где вы предпочитаете хранить свой архив.

  9. Сохраните ваши настройки

  10. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения в свойствах папки и включить архивирование. Процесс архивирования может занять несколько минут в зависимости от размера папки.

Освободить место вручную

В некоторых случаях вам может потребоваться, чтобы Outlook архивировал папку по запросу. Вы можете сделать это с помощью функции ручного архивирования.

  1. Откройте меню файла

  2. Щелкните меню «Файл» в Outlook.

  3. Используйте меню инструментов для очистки

  4. Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Инструменты для очистки» рядом с «Очистка почтового ящика» в подменю «Информация», затем нажмите «Архивировать…»

  5. Выберите папку для архивации

  6. Щелкните имя папки, которую хотите заархивировать. Например, нажмите «Входящие» под папкой вашей учетной записи электронной почты.

  7. Выберите письма для архивации

  8. Введите дату в поле рядом с «Архивировать элементы старше, чем» или щелкните стрелку и выберите дату, чтобы заархивировать элементы с датами, предшествующими вашей записи. Например, введите «1/1/18», чтобы заархивировать элементы папки, созданные до 2018 года.

  9. Решите, где хранить данные

  10. Нажмите кнопку «Обзор», если вы хотите выбрать другое место для вашего архива. Рекомендуется не изменять расположение файла архива. Нажмите кнопку «ОК», чтобы начать процесс архивирования.

Как избежать потери данных

По умолчанию ваши заархивированные элементы хранятся в папке «Файлы Outlook» в папке «Мои документы».

Некоторые серверы Microsoft Exchange могут ограничивать или отключать возможность архивирования элементов в соответствии с политиками хранения почты организации. Убедитесь, что вы понимаете политику и ограничения своей компании, прежде чем вы рискуете потерять данные или непреднамеренно нарушить правила о том, как долго электронные письма хранятся под рукой. Проконсультируйтесь с вашим ИТ-отделом, если он у вас есть, для получения дополнительной информации о том, как долго хранятся архивные данные.

Заархивированные вами элементы могут быть полностью удалены с вашего почтового сервера. Рекомендуется создавать резервные копии папки файлов Outlook, чтобы не потерять доступ к заархивированным элементам. Опять же, убедитесь, что вы делаете это в соответствии с политиками вашей организации, если вы используете Outlook на работе.

Если у вас много места без архивирования данных, возможно, нет необходимости использовать функции архивирования Outlook. Вместо этого вы можете просто организовать электронные письма в папки или иным образом хранить их так, чтобы вы могли легко найти то, что вам нужно.