Преимущества и недостатки электронных таблиц

В бизнесе стратегическое планирование имеет важное значение и требует достоверной информации для принятия ключевых решений. Правильный выбор инструментов для ввода, отслеживания, анализа и хранения данных поможет владельцам и менеджерам бизнеса сделать лучший выбор для бизнеса своей компании. Одним из компонентов программных пакетов является электронная таблица. Электронные таблицы популярны среди бухгалтеров и среди тех, кто любит собирать и отслеживать данные, но есть некоторые ограничения, которые не могут сделать их лучшим выбором для каждого офисного приложения.

Преимущество: организация данных

Электронные таблицы часто являются наиболее подходящим инструментом для сбора и систематизации данных, что является одним из самых простых способов его использования. Информацию можно легко разместить в аккуратных столбцах и строках, а затем отсортировать по типу информации. Хотя большой набор данных может быть непростым для просмотра в необработанном виде, инструменты в программе позволяют пользователю создавать презентации, в которых данные анализируются и вставляются в круговые диаграммы или таблицы для удобного просмотра и интерпретации.

Недостаток: предвзятость пользователя.

Однако обратная сторона заключается в том, что в эти презентации включается только информация, которую пользователь выбирает для анализа, и, следовательно, другая уместная информация, которая может повлиять на принятие решения, может быть непреднамеренно исключена. Чтобы сделать отчетность по данным более удобной и всеобъемлющей, компании предпочитают использовать инструменты отчетности, такие как Tableau и Qlik, вместо того, чтобы полагаться только на электронную таблицу.

Преимущество: упрощение расчетов

Никто не любит проводить все свое время на работе, выполняя однообразные вычисления. Большая привлекательность электронных таблиц заключается в том, что программа выполняет все вычисления за пользователя. После того, как формула написана и в программе есть команда set, можно легко вычислить сложные вычисления для связанных данных, которые были введены. Это позволяет пользователям задавать вопросы типа «что, если» и легко получать ответы, которые им нужны, без необходимости переделывать вычисления.

Например, если электронная таблица настроена для расчета вашей валовой прибыли, при изменении любой переменной, такой как стоимость единицы, стоимость доставки или скидка на продажу, программное обеспечение автоматически пересчитывает новую валовую прибыль на основе новой информации.

Недостаток: изучение синтаксиса требует навыков

Сложность для многих пользователей заключается в том, что расчеты необходимо вводить в электронную таблицу в виде формул. Это требует изучения правильного синтаксиса для каждого типа вычислений, которые вы хотите произвести. Несмотря на то, что доступно множество классов для изучения навыков, необходимых для использования этих формул, многие пользователи по-прежнему находят их трудными. Если синтаксис неверен, программа не вернет правильную информацию при выполнении вычислений. Кроме того, если пользователи вводят неправильные данные, даже только в одну ячейку электронной таблицы, все связанные вычисления и ячейки будут затронуты и будут иметь неверные данные.

Преимущество: доступ нескольких пользователей

В сегодняшней совместной рабочей среде нескольким пользователям в офисе часто требуется доступ к одним и тем же документам. При использовании Microsoft Excel электронные таблицы могут быть общими, но только один пользователь может изменять данные одновременно. Если создаются и обновляются локальные копии, другие пользователи не будут иметь доступа к новым данным. Google Sheets предлагает решение для обмена файлами и позволяет нескольким пользователям получать доступ и обновлять одну форму.

Имейте в виду, что в обоих случаях история файлов отсутствует. Следовательно, независимо от того, кто вносит изменения в любое время, при внесении любых изменений предыдущая история информации теряется.

Недостаток: отсутствие безопасности.

Еще один недостаток электронных таблиц - это отсутствие безопасности для ваших файлов. Как правило, электронные таблицы не так безопасны и поэтому подвергаются большему риску повреждения данных или неправильного управления информацией. Файлы, содержащие конфиденциальную финансовую информацию, могут быть небезопасны для хакеров, даже если они защищены паролем.

Поэтому другие типы программного обеспечения для сбора данных могут быть более подходящим вариантом. Access, Oracle или какая-либо другая форма реляционной базы данных имеет встроенные средства защиты, которые защищают целостность данных и предотвращают реорганизацию информации. Например, в электронной таблице пользователь может отсортировать столбец с информацией и может непреднамеренно привести к рассинхронизации связанной информации, такой как имя и фамилия. Напротив, база данных будет хранить все части записи унифицированными, тем самым обеспечивая лучшую целостность данных.