Пример протокола собрания

Протокол собрания - это не просто шпаргалка из того, что было сказано на собрании персонала на прошлой неделе. Протоколы могут быть официальными юридическими документами, отражающими официальные действия совета директоров компании или руководства государственного учреждения. Поскольку протоколы являются официальным документом о деятельности бизнеса и правительства, их эффективное развитие окупается. Если вы пишете заметки на бумаге от руки, вам может пригодиться заранее распечатанная форма, чтобы вы могли поместить соответствующую информацию туда, где она есть. Вы также можете создать компьютерную форму, если принесете свой ноутбук или электронный блокнот для использования во время встречи.

Информация заголовка

Протоколы включают заголовок с указанием даты и места встречи. В заголовке указывается, кто присутствовал, а кто отсутствовал по уважительной причине, и обычно в нем указывается лицо, которое выполняло функции председателя собрания и секретаря. Встречи, которые происходят одновременно в нескольких местах - например, посредством видеоконференцсвязи - обычно записывают посещаемость в зависимости от местоположения.

ПРИМЕР:

Протокол заседания совета директоров компании A-1 4 мая 2017 г. Зал исполнительного совета, здание штаб-квартиры Роберт Джонсон, председатель и Кайл МакГрегор, секретарь по записи Присутствуют: Р. Джонсон, М. Перес, Дж. Хатояма, Ф. Майклс, С. Хоторн, М. Смит, Р. Сэндборн, В. Кларк

Вступительный материал

Протоколы обычно начинаются с точного времени, когда председательствующий объявляет собрание к порядку. На большинстве собраний первые пункты повестки дня включают вступительные слова, замечания председательствующего и утверждение протокола предыдущего собрания. Обозначьте основные моменты, предложенные во время выступления председательствующего. Если члены предложили какие-либо поправки к протоколу предыдущего собрания, точно запишите изменения.

ПРИМЕР:

Г-н Джонсон объявил собрание в 14:46. После неформальных представлений Джонсон объявил, что его кошка недавно родила шесть котят. По предложению г-жи Хоторн протокол июльского собрания был принят единогласно, за исключением того, что слово «грузовик» в пункте 15 было зачеркнуто и заменено словом «полутрактор».

Согласие на повестку дня

Хотя каждая встреча имеет разную структуру, официальные встречи - особенно для правительственных групп - обычно начинаются с «повестки дня согласия», которая представляет собой не более чем серию отчетов и заявлений, не требующих голосования. Повестка дня согласия часто включает в себя переписку, отчеты комитетов и другие информационные материалы.

Запишите основные моменты по каждому пункту, обсуждавшемуся во время согласования повестки дня, указав тему разговора и любые важные комментарии, предложенные участниками во время открытого обсуждения.

ПРИМЕР:

Г-жа Смит зачитала в протокол письмо от XYZ Manufacturing Company от 4 ноября. В письме хвалятся профессионализм транспортного подразделения в ускорении доставки продукции высокого уровня. Г-н Перес, от имени транспортного подразделения, сказал, что XYZ отлично справилась с предоставлением подробных инструкций по маршруту.

Деловая программа

Деловая повестка - это то место, где происходит действие - часть собрания, где участники обсуждают и голосуют по различным вопросам. В официальных протоколах секретарь должен записать фактическое предложение, по которому проводится голосование, и фактическое количество голосов, включая тех, кто голосовал за и против вопроса. Обычно секретарь также фиксирует краткое изложение дискуссии, включая основные моменты, сделанные каждым выступившим членом.

Технически не существует такой вещи, как голосование «воздержаться». Воздержаться означает вообще не голосовать. Людям, желающим записать, что они не поддерживают и не возражают против того или иного вопроса, следует вместо этого проголосовать «присутствует».

ПРИМЕР:

Джонсон начал обсуждение счета от ABC Widgets на 21 434,87 доллара. Г-жа Хатояма сообщила, что на прошлой неделе финансовый комитет одобрил счет. Г-н Майклс сказал, что поддерживает текущую работу с ABC Widgets. Хатояма ходатайствовал об утверждении счета от ABC Widgets, Inc. на 21 434,87 доллара. Мисс Сэндборн поддержала. Движение повело счет 4: 2: за Хатояма, Сэндборн, Майклс и Смит, против - Перес и Кларк.

Заключительные материалы

Большинство минут обычно заканчиваются временем закрытия собрания. Протокол подписывается председательствующим и записывающим секретарем, хотя, если секретарь является членом группы с правом голоса, то одной лишь подписи секретаря часто бывает достаточно.

ПРИМЕР:

Джонсон закрыл собрание в 19:14. Следующее собрание назначено на 5 августа в 15:00 в зале исполнительного совета.

Подпись: Роберт Джонсон, председатель Кайл МакГрегор, секретарь записи.